Tim Pengelola Website Pemda

Pada saat ini manajemen informasi cenderung ke arah publikasi elektronis dan meninggalkan pelayanan secara analog (non elektronik). Kehadiran teknologi media online menyebabkan perlunya seorang eksekutif yang menangani manajemen secara keseluruhan pada tingkat tertinggi.

Situs web (website) yang efektif merupakan salah satu strategi yang harus dijalankan oleh organisasi yang bergerak di bidang media online.

Manajemen situs web pemda akan lebih baik dan lebih lugas jika terdapat keterpaduan antara penerbitan elektronik dengan unit-unit kerja di lingkungan Pemda, yang materinya disajikan melalui situs web bersangkutan.

Di dalam strategi penyelenggaraan situs web,penting untuk memastikan bahwa berbagai tugas manajemen yang diperlukan bagi pengelolaan situs web yang efektif telah teridentifikasi, dan tanggung jawab pelaksanaan telah teralokasi serta dipahami dengan jelas oleh para pengelola.

Suatu hal penting yang harus disadari bahwa keberadaan situs web pemda yang dibuat, merupakan suatu bagian integral dari organisasi pemerintahan. Semua unit yang ada pada organisasi, hendaknya memperhatikan bagaimana mereka dapat menggunakan internet sebaik-baiknya untuk berkomunikasi dengan kelompok-kelompok masyarakat pengguna internet.

Instansi Pemda harus membantu perkembangan tingkat kesadaran dan pemahaman yang tinggi, bagi seluruh aparat Pemda mengenai pemanfaatan internet pada organisasi pemerintahan. Kemampuan internet untuk memberi dan menerima informasi perlu dipahami sebagai suatu keterampilan inti dari informasi dan komunikasi.

Diharapkan sebanyak mungkin aparat pemda dapat membaca situs web yang dibuat oleh pemda setempat, agar informasi tentang data dan kegiatan pemerintah dapat diketahui.

Pada suatu organisasi kecil yang masih menggunakan aturan webmaster tradisional,mungkin hanya diperlukan satu orang sebagai penanggung jawab untuk menangani persoalan strategik dan implementasi praktis situs web pemda. Hal tersebut sudah harus diubah cara penanganannya.

Adanya kompleksitas pada publikasi secara elektronik melalui media online, dan bertambahnya kepentingan pemda provinsi, kabupaten, dan kota untuk memberikan informasi kepada masyarakat, maka diperlukan adanya persyaratan standar struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi penanggung jawab situs web pemda di dalam melakukan pengawasan dan pemantauan.

Adapun organisasi tim pengelola situs web pemda sebaiknya terdiri atas :

a. Pelindung :
Gubernur/Bupati/Walikota

b. Penanggung jawab Situs Web :
Eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerintahan Daerah

c. Manajer Situs :

Eselon satu tingkat di bawah eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerintahan Daerah
Tugas :
1) Koordinasi Pengelola yang meliputi, antara lain tugas pengelolaan arsitektur informasi secara menyeluruh, perencanaan dan penilaian kemampuan pemakaian (usability), perencanaan isi, yang dapat membantu pengembangan pengalaman pengguna situs web yang memenuhi tujuan pembuatan situs web.

2) Membangun tim dan hubungannya dengan organisasi. Manajer Situs harusmenjadi pimpinan dalam mengidentifikasi “staf kunci” yang mempunyai tanggung jawab atas pemeliharaan situs web, isi, disain, penerbitan standar pengembangan situs web bersangkutan. Harus ada hubungan organisasi yang jelas dan efektif dengan :
. Penanggung jawab situs web pemerintah daerah;
. Sumberdaya editorial; -Pers/publikasi off-line;
. Pusat Informasi;
. Tim pembuat kebijakan;
. Penulis dan penyedia informasi;
. Staf yang menyediakan layanan publik;
. Penanggung jawab sistem, jaringan, dan intranet; dan
. Penanggungjawab pelatihan.

3) Bantuan online.

Manajer Situs adalah penanggung jawab pengaturan suatu layanan dan bantuan online bagi pengunjung situs web, serta kemampuan akses melalui hubungan pada homepage situs web.

4) Promosi Situs Web.

Manajer Situs bertanggung jawab atas deskripsi dan hubungan dengan situs web instansi dari situs-situs web yang sesuai (situs direktori, mesin pencari, subyek dari spesifik situs web), penggunaan notifikasi e-mail yang baik, serta mendorong penempatan media tradisional pada Uniform Resource Locator (URL) pada setiap kesempatan (brosur, poster, laporan tercetak, dan sebagainya).

d. Tim Pengelola

Sejumlah pegawai Pemda yang mampu, serta mempunyai standar kompetensi di bidang teknologi informasi)
-Tugas :
• Menentukan spesifikasi teknis yang mendukung pencapaian tujuan pembuatan situs web, termasuk spesifikasi persyaratan server, spesifikasi disain situs web secara keseluruhan, pemeliharaan, dan persyaratan keamanan (security).
• Melakukan tugas operasional situs, pemantauan dan pemeliharaan standar-standar situs web dan pemutakhiran informasi situs web, serta memastikan situs web selalu dapat diakses.
• Bertanggung jawab dalam pemasukan data yang telah disiapkan dan diverifikasioleh Tim Asistensi.

e.Tim Asistensi / Perbantuan

Para eselon satu tingkat di bawah eselon tertinggi pada organisasi struktural pemda, mewakili unit-unit kedinasan yang ada di daerah (Sekda).

Tugas :
• Menyediakan dan memverifikasi data dari masing-masing unit-unit kedinasan untuk dapat dipublikasikan pada situs web. Struktur organisasi, ukuran, dan jumlah tim yang terlibat pada suatu pengelolaan situs web pemda akan bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasinya.

Anggaran pembangunan situs web pemda dapat ditempatkan pada anggaran Kantor yang mengurus tentang komunikasi dan informatika seperti Diskominfo atau Sekretariat Daerah yang membawahi kehumasan.

Sedangkan anggaran untuk pembanguan situs web dinas/OPD dapat ditempatkan pada anggaran Diskominfo atau pada dinas/OPD terkait dengan berkoordinasi dengan Diskominfo.

N1
loading...